Avant de rejoindre votre nouvelle entreprise, il vous faudra peut-être passer le relais à votre futur(e) remplaçant(e). Voici 6 conseils à suivre pour que cette passation de poste soit réussie.
1- Prévoir une checklist
Avant d’accueillir votre successeur, prévoyez une liste qui reprend l’ensemble de vos tâches quotidiennes, afin de lui fournir un descriptif de votre poste qui soit le plus détaillé possible. Un tableau vous sera utile pour suivre ce que vous aborderez ensemble – ce qui a été traité au fur et à mesure et les points sur lesquels revenir. Vous pourrez également réfléchir à ce qui pourrait être amélioré et faire quelques suggestions à votre équipe ou à votre manager.
2- Préparer les documents
Si vous avez toujours à portée de main une liste des principaux clients/dossiers en cours suivis par les membres de votre équipe, pensez à les mettre à jour, à les imprimer et à les remettre également sous format électronique à votre remplaçant(e). N’oubliez pas de lui donner un aperçu des rituels informels de votre département (réunions hebdomadaires programmées, déjeuners d’équipe, fêtes d’anniversaire ou autres) afin de le/la mettre plus à l’aise et de faciliter les échanges dans le service. Cette démarche est essentielle car elle lui permettra de mieux appréhender les missions qui seront bientôt les siennes.
3- Travailler en binôme
Proposer de former votre successeur est un exercice qui favorise une prise de poste plus rapide. C’est aussi l’occasion pour lui de pouvoir vous observer et de poser des questions. Prenez le temps de lui transmettre les compétences techniques utiles, pour qu’il puisse gagner en indépendance et s’affirmer auprès de votre équipe. Vous partirez l’esprit plus tranquille, si vous savez que votre poste est entre de bonnes mains.
4- Prévenir collègues et clients
Sauf dans des cas sensibles de licenciement, annoncez votre remplacement le plus tôt possible. Vous couperez court aux rumeurs sur les raisons qui vous poussent à quitter l’entreprise. Profitez-en également pour présenter votre successeur à votre équipe, et les rassurer sur la gestion des dossiers en cours pendant la période de transition et après votre départ. N’oubliez pas d’informer suffisamment en avance les contacts avec lesquels vous traitez régulièrement, du changement de leur interlocuteur principal.
5- Rester joignable
Dans la mesure du possible et selon les circonstances de votre départ, pensez à donner à votre successeur votre numéro de téléphone ou votre adresse mail. Des questions que vous n’aurez pas forcément abordées peuvent surgir, il peut donc être utile de rester à disposition au moins une semaine après avoir quitté l’entreprise.
Une passation de poste ne doit pas être prise à la légère car elle conditionne par la suite le bon fonctionnement d’une équipe. C’est aussi l’occasion, si elle est bien menée, de partir en bons termes avec votre ancienne entreprise et de témoigner de votre professionnalisme.
